In tara noastra piata muncii se schimba permanent. Zilnic apar noi si noi drepturi, legi, chiar posturi sau domenii de activitate. Un domeniu nou aparut de nu foarte mult timp la noi este organizarea de evenimente care nu este atat de roz pe cat pare. Este nevoie de o organizare impecabila pe langa rabdare infinita si nervi de otel.
Un om care lucreaza in organizarea de evenimente trebuie sa fie:
- organizat si meticulos
- eficient si rapid
- multitasking
- open-minded
- perseverent
- sigur si increzator
- capabil sa delege sarcini
- capabil sa negocieze
- capabil sa conduca o echipa eficient
- life-learning
Exista cativa pasi care vor face organizarea de evenimente sa para un lucru mai usor. Acestia sunt urmatorii:
- Stabilirea conceptului evenimentului – event plannerul trebuie sa stie de la inceput care este tema, publicul, cine sunt participantii si care este scopul desfasurarii evenimentului. Restul detaliilor se vor stabili pe parcurs atat timp cat are o idee clara despre ce vrea sa faca si cum anume.
- Stabilirea termenului evenimentului – event plannerul trebuie sa stie de la inceput cand trebuie sa se desfasoare evenimentul si cat timp are la dispozitie pentru a-l organiza.
- Stabilirea locatiei – locatia se va alege in functie de tema evenimentului, numar de participanti, data la care se va desfasura si nu in ultimul rand, in functie de bugetul alocat.
- Alegerea firmei de catering – cateringul este o parte importanta a oricarui eveniment, un detaliu care poate face diferenta in ochii participantilor. In functie de buget se va alege o firma care ofera serviciile potrivite.
- Stabilirea echipei de organizare – poate cel mai important detaliu deoarece oamenii care participa la organizarea de evenimente trebuie sa lucreze perfect in echipa pentru a avea cele mai bune rezultate. In functie de marimea si complexitatea evenimentului se va crea o echipa de oameni care sa il organizeze. Daca este vorba de un eveniment mic un singur om se poate descurca.
- Stabilirea si structurarea bugetului – bugetul reprezinta suma care este alocata organizarii unui eveniment. Acesta nu poate fi depasit si trebuie structurat foarte bine inca de la inceput. Negocierea este abilitatea cheie care va ajuta event plannerul sa se incadreze in bugetul stabilit.
- Elaborarea planului de marketing – fiecare eveniment are nevoie de o parte de promovare. Aceasta parte de promovare va fi inclusa intr-un plan mai mare si mai complex, denumit plan de marketing. In era digitala in care traim promovarea realizata online este mai eficienta, mai rapida si mai ieftina decat cea offline care nu pare sa mai dea rezultate.
- Alegerea speakerilor – orice eveniment are nevoie de speakeri atat pentru prezentare, cat si pentru atragerea de participanti. Un speaker renumit poate fi singurul motiv pentru care oameni care nu stiu nimic despre brandul care va fi promovat, se inscriu si apar la eveniment. De asemenea, la o strangere de fonduri un speaker poate asigura succesul sau nereusita evenimentului. Organizarea de evenimente necesita si putina strategie.
- Planificarea cazarii speakerilor/participantilor/partenerilor – daca evenimentul se desfasoara intr-un alt oras decat cel de resedinta si dureaza mai mult de o zi, atunci event plannerul trebuie sa se ocupe de cazarea si uneori masa persoanelor in cauza. De obicei persoanele in cauza vor intreba de la inceput daca se asigura masa si cazare, ceea ce va usura putin munca event plannerului.
- Elaborarea ofertelor, promotiilor de inscriere la eveniment – orice eveniment este organizat pentru profit si uneori profitul vine sub forma de bilete de inscriere direct de la participanti.